KI digitale Telefonassistenz – Information der betroffenen Personen (Mieter, Interessenten, Kunden, Anrufer allgemein) bei Direkterhebung (Art. 13 DS-GVO)
Verantwortlicher:
Wohnungsgesellschaft Freital mbH, Lutherstraße 22, 01705 Freital
Tel: 0351 652619-0, E-Mail: info@wgf-freital.de, Web: https://www.wgf-freital.de/
Gesetzlicher Vertreter:
Geschäftsführer
Datenschutzbeauftragter:
vdw Sachsen Verband der Wohnungs- und Immobilienwirtschaft e. V., Tel: +493514917722, E-Mail: datenschutz@vdw-sachsen.de
Angaben zur Verarbeitungstätigkeit:
Zwecke der Verarbeitungstätigkeit:
Die digitale Telefonassistenz ist ein KI-basierter Sprachdienst, der Ihre Anrufe rund um die Uhr entgegennimmt, versteht, verarbeitet und an die zuständigen Mitarbeitenden der WGF weiterleitet. Sie ersetzt den klassischen Anrufbeantworter und sorgt für einen schnelleren und effizienteren Service.
Sie kann:
Ihr Anliegen aufnehmen (z. B. Schadensmeldungen, Rückrufwünsche, Fragen zur Miete), gezielt Rückfragen stellen, um die Informationen korrekt zu erfassen und die Informationen sicher an die zuständige Abteilung weiterleiten. Sie ist 24 Stunden am Tag, 7 Tage die Woche für Sie da – auch an Wochenenden und Feiertagen. So erreichen Sie uns jederzeit, auch außerhalb der regulären Öffnungszeiten.
Berechtigte Interessen des Verantwortlichen:
Wir setzen eine KI-gestützte Telefonassistenz ein, um die Anliegen unserer Interessenten, Kunden, Mieter, Partner, etc. – etwa Schadensmeldungen oder Rückrufbitten – automatisch und zuverlässig rund um die Uhr aufnehmen und intern weiterleiten zu können. Die Rechtsgrundlage ist unser betriebswirtschaftliches berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)
Rechtsgrundlage der Verarbeitungstätigkeit:
Die Verarbeitung ist zur Wahrung des berechtigten Interesses des Verantwortlichen oder eines Dritten gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO erforderlich und es überwiegen keine Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen.
Eine Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO liegt vor. Die Anforderungen an die Einwilligung gem. Art. 7 Abs. 1-4 DS-GVO werden erfüllt.
Kategorien von Empfängern und Personengruppen:
Auftragsverarbeiter i.S.d. Art. 4 Nr. 8 DS-GVO i.V.m. Art. 28 DS-GVO
Intern (zuständige Mitarbeiter der WGF)
Datentransfer in ein Drittland:
Es liegt keine geplante Übermittlung in Drittstaaten vor.
Zusätzliche Informationspflichten:
Speicherdauer der personenbezogenen Daten:
Die Gesprächsaufzeichnung bleibt für die Verarbeitung 24h gespeichert. Die protokollierten Daten werden aus der daraus generierten E-Mail in die elektronische Mieterakte überführt und bleiben so lange gespeichert, wie es aus rechtlichen Gründen erforderlich ist – danach erfolgt die Löschung im Einklang mit einem Löschkonzept.
Rechte der betroffenen Person:
Sie haben ein Recht auf Auskunft (gem. Art. 15 DS-GVO) gegenüber dem Verantwortlichen über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten sowie das Recht auf Berichtigung (Art. 16 DS-GVO), Löschung (Art. 17 DS-GVO) und auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 Abs. 1 DS-GVO). Des Weiteren haben Sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung (Art. 21 DS-GVO) sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO).
Möchten Sie von Ihren Rechten Gebrauch machen, wenden Sie sich bitte an den oben genannten Datenschutzbeauftragten.
Beschwerderecht:
Sie haben ein Recht auf Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde.
Pflicht zur Bereitstellung der personenbezogenen Daten:
Die betroffene Person ist verpflichtet die personenbezogenen Daten bereitzustellen.
Folgen der Nichtbereitstellung:
Wenn Sie in diese Form der Verarbeitung nicht einwilligen, werden Sie nicht mit dem digitalen KI basierten Telefonassistenzsystem verbunden (Sie beenden an dieser Stelle aktiv das Gespräch und wählen sich zu einem späteren Zeitpunkt erneut ein, um einen Mitarbeiter direkt zu erreichen).
Automatisierte Entscheidungsfindung:
Es erfolgt keine automatisierte Entscheidungsfindung bzw. Profiling.